„Pošli mi link“ je vo firme bežná veta. Link sa však môže preposlať ďalej, zostať v starom e-maile alebo v chate a neskôr sa dostať k človeku, ktorému súbor nebol určený. Pri SharePointe a OneDrive preto záleží na type odkazu, nie iba na tom, komu ho pôvodne pošlete.
Tri typy odkazov, tri rôzne hranice prístupu
Ktokoľvek s odkazom môže súbor otvoriť bez prihlásenia. Taký odkaz sa dá preposlať a Microsoft uvádza, že prístup konkrétnych ľudí cezň nemožno auditovať. Neznamená to, že súbor automaticky vidí celý internet; prístup získa človek, ku ktorému sa odkaz dostane. Zdroj: Microsoft Learn.
Ľudia vo vašej organizácii s odkazom sa musia prihlásiť do firemného účtu. Odkaz nefunguje externým hosťom, ale môže ho použiť aj interný kolega mimo pôvodného tímu, ak ho dostane. Nie je preto vhodný pre každú citlivú informáciu. Zdroj: Microsoft Learn.
Konkrétni ľudia môžu súbor otvoriť iba ako menovaní príjemcovia. Táto voľba je vhodná, keď presne viete, kto má mať prístup, vrátane externých spolupracovníkov. Aj tu treba priebežne kontrolovať, či prístup zostáva potrebný. Zdroj: Microsoft Learn.
Predvolená voľba rozhoduje o každodennom správaní
Ak dialóg zdieľania ponúkne príliš široký odkaz ako prvú možnosť, ľudia ho môžu používať aj tam, kde by stačil prístup pre konkrétnych príjemcov. Správca môže zmeniť predvolený typ odkazu pre celý tenant alebo jednotlivé SharePoint lokality. Microsoft výslovne opisuje scenár, keď je možnosť „Ktokoľvek“ povolená, ale nie je predvolená. Zdroj: Microsoft Learn.
Pre citlivejšie lokality odporúčam začať otázkou, či vôbec potrebujú externé zdieľanie. Nastavenia sa dajú sprísniť na úrovni konkrétnej lokality; nespoliehajte sa len na globálnu voľbu. Zdroj: Microsoft Learn.
Krátka kontrola pre firmu
- Zistite, aký typ odkazu sa používateľom ponúka predvolene.
- Prejdite lokality s citlivými údajmi a ich pravidlá externého zdieľania.
- Pri dôležitých súboroch používajte konkrétnych príjemcov a len potrebné oprávnenie na čítanie alebo úpravu.
- Skontrolujte existujúce zdieľania; zmena predvoleného nastavenia sama osebe nie je inventúrou starých odkazov.
- Vysvetlite ľuďom, čo jednotlivé typy odkazov znamenajú. Správne predvolené nastavenie pomôže, ale nenahradí zrozumiteľné pravidlá.
Zdieľanie má byť jednoduché pre ľudí, ktorí spolupracujú, a zároveň predvídateľné pre firmu. Prvým krokom je vybrať správnu hranicu prístupu pre každý typ dokumentu.